Effectievere team samenwerking door Corona virus

Corona coughing
door Marjolijn de Boer

De kranten staan er vol mee, het Corona virus. Eerst keken we alleen nog maar naar Azië en de verspreiding aldaar, maar nu is het een feit: ook in Nederland zijn we helaas getroffen door het Corona virus.

Elk bedrijf reageert hier tot nu toe anders op. Sommige bedrijven sluiten alle deuren preventief, andere bedrijven vragen medewerkers die zich niet lekker voelen om thuis te blijven. Welke maatregelen ook gekozen worden, thuiswerken zal de komende tijd steeds meer een feit worden. 

De laatste jaren is thuiswerken al steeds gebruikelijker geworden binnen veel organisaties in Nederland. Het biedt bijvoorbeeld een betere werk-privé balans. Dit zorgt weer voor een hogere tevredenheid onder medewerkers. Het geeft immers net wat meer rust, wanneer je de files kan omzeilen en de kinderen op tijd kan ophalen.

De standaard thuiswerk frequentie zit meestal rond 1 dag per week. Dit is vaak nog goed te overzien als het gaat om team samenwerking en afstemming. Met de huidige verspreiding van het Corona virus zou het echter zo maar kunnen dat we dagen of zelfs weken achter elkaar gaan thuiswerken. Als dit het geval is staan teams voor een interessante uitdaging om autonomer samen te werken met elkaar, vanuit een verspreide omgeving. En dit vereist een aantal specifieke aanpassingen in de wijze van team samenwerking en communicatie.

“It is not the strongest species that survives, nor the most intelligent that survives. It is the one that is most adaptable to change” 

Charles Darwin

Hier daarom een aantal handige tips om op een andere manier dan gewend effectief met elkaar samen te werken:

Betrek je teamleden

Iedereen heeft zijn/haar eigen talenten. Wanneer teams voor langere tijd vanuit huis gaan werken zijn aanpassingen nodig binnen het team. Om een plan te maken om deze nieuwe manier van samenwerken zo effectief mogelijk te realiseren is het verstandig om de verschillende talenten van teamleden gebruiken. 

Iemand die creatief is en out-of-the-box kan deken, komt vaak tot slimme oplossingen. Bijvoorbeeld het opnemen van een korte-dag samenvatting als je over meerdere tijdzones met elkaar moet samenwerken. Iemand die goed is in het meenemen van de rest van het team kan de ideeën die bedacht zijn toetsen en waar nodig consensus bereiken. En iemand die het leuk vindt om abstracte ideeën in detail uit te werken kan ervoor zorgen dat je tot een werkbaar plan komt, met tijdstippen, agenda’s en benodigde personen.

Laat meetings remote doorgaan

Zorg ervoor dat je elkaar blijft opzoeken. Laat reguliere overleggen dan ook gewoon doorgaan. Maar kijk vooral ook wat er nodig is en wat de behoeftes zijn. Wellicht heeft een team in deze bijzondere situatie wel behoefte aan meer overleg naast de reguliere overleggen. Zo kan het bijvoorbeeld prettig zijn om elke dag af te stemmen met elkaar. Bespreek hier niet alleen de werkverdeling maar doe ook een check-in. Tijdens een check-in vraag je aan ieder teamlid hoe het met hem/haar gaat en of er bijzondere zaken spelen waar teamleden mogelijk bij kunnen helpen of waar rekening mee gehouden moet worden.

Gebruik hierbij video communicatie, waarbij je elkaar goed kunt zien en horen, zoals bijvoorbeeld Zoom.  En vergeet niet gemaakt afspraken op papier te zetten of de meetings op te nemen, voor het geval collega’s er niet bij kunnen zijn.

Blijf de activiteiten op basis van talenten verdelen

Ik kan niet vaak genoeg benadrukken hoe belangrijk het is om activiteiten op basis van talenten te verdelen binnen het team. Dit verhoogt de team betrokkenheid en prestaties.

In situaties van hoge druk zie je dat teams vaak geneigd zijn weer terug te gaan naar hun oude patronen, namelijk het werk willekeurig over iedereen verdelen. Door het Corona virus zie je de druk absoluut toenemen binnen organisaties. De uitdaging is dan om per activiteit te blijven bekijken welk teamlid vanuit talent het best passend is dit op te pakken. 

Spreek je behoeftes uit

Iedereen kijkt anders naar thuiswerken. Voor de één is het een zegen. Zij kunnen lekker rustig doorwerken zonder alle afleidingen van een kantoortuin. Maar voor een ander kan het juist een verschrikking zijn. Die persoon zal bijvoorbeeld het sociale contact ontzettend missen. 

Het is dus belangrijk met elkaar te bespreken wat onderlinge behoeftes zijn in deze nieuwe situatie. Wellicht is het een idee om elke dag met elkaar via Skype, Google hangouts of Zoom te lunchen of een kop koffie te drinken.

Er zullen collega’s zijn die sparring-momenten missen. Op kantoor loop je immers gemakkelijk even bij elkaar langs. Je zou hier bijvoorbeeld een aantal vaste momenten voor in kunnen plannen. Om de spar momenten extra waardevol te maken is het goed om van te voren te bedenken wie goeie sparring partners kunnen zijn voor elkaar. Met name mensen met verschillende persoonlijkheden kunnen nieuwe inzichten vanuit een andere invalshoek opleveren.

Wil je naast video gesprekken ook online informeel met elkaar in gesprek blijven met dan kun je hiervoor bijvoorbeeld Slack gebruiken. In Slack kun je zowel werkinhoudelijk sparren als bijvoorbeeld vakantie foto’s delen.

En nu?

Heel veel succes de komende tijd met thuiswerken en het zorgen voor nieuwe vormen van samenwerken en afstemming binnen de teams.

Als je dan nog één ding zou willen doen: deel met ons welke ervaringen je hebt met thuiswerken. Wat ging er goed? Wat kon beter? Waar liep het mis? Wat was ideaal? Laat het weten door dit artikel via onderstaande sharing-buttons te delen op LinkedIn en je ervaring erbij te plaatsen. Je helpt er een ander mee op weg.

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook
Share on whatsapp
Share on email
Share on print