Brace for impact – Hoe bereid je je team voor op wat nog komen gaat

Met team-lid Marieke gaat het tijdens deze Corona crisis verrassend genoeg heel goed. Ze heeft de nieuwe situatie waarin we ons bevinden volkomen geaccepteerd. Eigenlijk had zij altijd best veel moeite met het lawaai van de kantoortuin en werkte ze daarom liever alleen. Met haar team heeft ze genoeg contact via online video en telefoneren, en zelf kan ze nu lekker in alle rust doorwerken.

Haar collega Kees daarentegen vindt het continue thuiswerken vreselijk. Hij mist de spontane contacten met mensen om nieuwe, creatieve ideeën te bedenken. Hij wil zo snel mogelijk weer naar kantoor en voelt zich lusteloos en moe. 

De zeer verschillende emoties van Marieke en Kees zijn herkenbaar vanuit de typische reacties op crisis situaties, en kunnen daarom worden gezien als emoties op een cultuurshock.

Door de continue verandering van leefregels waarin wij nu terecht zijn gekomen, komt men in een collectieve cultuur shock terecht. 

Tijdens een cultuur shock doorloop je een aantal fasen:

De eerste berichtgeving over Corona is de aanloopfase, hier komt het alarmerende nieuws onze wereld in. Gevolgd door de honeymoon fase. Dit gebeurt wanneer je niet direct al te erg door Corona wordt geraakt. Dan kun je nieuwe dingen omarmen, bijvoorbeeld op het gebied van online communicatie, en hiermee experimenteren. 

Vervolgens kom je in de verander fase terecht, waarbij je de eerste negatieve impact en shock van de maatregelen kunt voelen. Ieder mens reageert hier anders op, en in een ander tempo. In deze verander fase komen ook typisch de fases van rouw-verwerking voorbij. De een zal ontkenning voelen en doorgaan alsof er niets aan de hand is. Een ander ervaart woede, wordt boos op anderen en vraagt zich af waarom dit juist hem of haar overkomt. Weer een ander voelt zich down en lusteloos. Deze verschillende emoties kunnen zich  per dag en zelfs per moment afwisselen.

Uiteraard zal ook aan deze crisis een einde komen. De maatregelen stoppen en de terugkeer fase breekt aan. We zullen eerst allemaal euforisch zijn. Verhalen uitwisselen en elkaar in de armen vallen….En dan zal het onvermijdelijke gebeuren, namelijk de klap die bij de fase van de terugkeer langskomt. We willen ons gewone leven weer oppakken, maar de wereld om ons heen, en wijzelf ook, zijn voor altijd veranderd. 

Niet alleen deze persoons-veranderingen, maar ook de gevolgen van het omgaan met alle stress zul je tevoorschijn zien komen in deze terugkeer fase. Dit is bijvoorbeeld gebleken uit eerdere onderzoeken van TNO naar stress tijdens reorganisaties

Medewerkers melden zich meestal gedurende een reorganisatie niet ziek, ze houden zich groot en werken door op adrenaline. Maar zodra alles voorbij is zie je een groot effect van al die opgekropte stress, doordat bijvoorbeeld het aantal ziekmeldingen toeneemt.

Door nu al optimaal te investeren in je team en je medewerkers, bereid je je voor op deze onvermijdelijke terugkeer fase, en alle effecten die door de rouw verwerking en opgekropte stress kunnen ontstaan.

In deze blog beschrijven wij wat je nu als leider kunt doen om je team zo goed mogelijk te ondersteunen in de  huidige verander fase. Ook geven wij tips om je voor te bereiden op de terugkeer fase. 

Brace for impact!

Investeren in je team om een Corona melt-down te voorkomen

1. Blijf in verbinding

Bij stress is de kans op uitval groot. Om te begrijpen of iemand stress ervaart is het noodzakelijk dat je weet wat er naast de inhoud van het werk echt speelt bij iemand.

Creëer hiervoor, naast alle Zoom-meetings, virtuele dagstarten, Vrimibo’s  etc., een structuur waarin met elke medewerker echt persoonlijk contact is. Plan bijvoorbeeld elke week een 1 op 1 overleg in met al jouw medewerkers en vraag goed door hoe het met iedereen gaat en wat de behoeften zijn.  

Wanneer een medewerker meer fouten maakt dan anders, aangeeft minder geconcentreerd te kunnen werken en negatievere woordkeuzes en emoties laat zien kunnen dit signalen zijn dat het minder goed gaat. Ga dan het gesprek aan over wat er aan de hand is en wat er nodig is om dit op te lossen. Geef hierin voldoende ruimte en flexibiliteit. Iemand nu bijzonder verlof of extra tijd geven, om bijvoorbeeld kinderen of zieke ouders te ondersteunen, kost nu misschien gevoelsmatig geld, maar levert uiteindelijk enorme betrokkenheid op en zorgt daarmee voor minder opgebrande mensen in de toekomst.

Stimuleer ook het opbouwen en onderhouden van verbinding binnen het team. Faciliteer bijvoorbeeld dat medewerkers elkaar onderling ondersteunen. Laat hen daar (werk)tijd voor inzetten om ervaringen uit te wisselen, en stimuleer dat mensen elkaar (on-line) opzoeken op een wijze die prettig is voor hen.    

2. Wees eerlijk 

Creëer vanuit je eigen positie openheid en communiceer bijvoorbeeld dat het ook voor jezelf lang niet altijd koek & ei is. Iedereen zit in het zelfde schuitje, dit is het moment om dat onderling met elkaar te delen.

Durf daarbij jezelf binnen het team kwetsbaar op te stellen, en wees eerlijk. Omschrijf gerust tijdens een call hoe het met jou gaat, en wat jij in deze crisis bij jezelf tegenkomt en ervaart. Zorg er daarbij ook voor dat het iedereen duidelijk is wat de uitgezette koers is. Deze combinatie van openheid, kwetsbaarheid, en helderheid, zorgt voor vertrouwen binnen het team, wat nu belangrijker is dan ooit.

3. Zorg voor blijvende betrokkenheid

Benut de positieve energie in het team! Geef teamleden met goede ideeën de ruimte om te werken aan de toekomst. Laat hen experimenteren en samenwerken,. Geef hen zoveel mogelijk vrijheid om innovaties te laten ontstaan. Vele goede ideeën zijn in crisistijd ontstaan. Dit zorgt voor zingeving en betrokkenheid. Zo benut je het potentieel binnen je team goed.

Voorbereiden op de Terugkeer fase

Door nu extreem te investeren in jouw team zul je daar tijdens en na de terugkeer fase de vruchten van plukken. Daarnaast zijn er al een aantal zaken die je kunt oppakken, ter voorbereiding op het langzaam aan weer naar kantoor gaan:

  • Stel je kunt aan de slag binnen de 1,5meter economie, hoe gaat dat eruit zien binnen het bedrijf? Maak plannen en ga vast aan de slag. Dat zal de energie van de mensen al goed doen.
  • Breng in kaart welke medewerkers het thuiswerken echt niet fijn vinden. Op het moment dat groepen medewerkers gefaseerd weer naar kantoor terug kunnen keren, start je met deze groep medewerkers. 
  • Zorg ervoor dat de eerste groepen, die weer naar kantoor terugkeren, complementair zijn aan elkaar. Dit kun je doen wanneer je goed inzicht hebt in de diepere talenten en passies van je medewerkers. Een gebalanceerde mix aan talenten en passies om hun werkzaamheden samen goed uit te kunnen voeren is hierbij essentieel om goed uit de startblokken te kunnen komen. 
  • Wacht niet te lang met de evaluatie met jouw team(s) over hoe de toekomst eruit kan zien.  Welke zaken van deze periode werken heel prettig? Welke frustraties in hun werk zijn door de crisis weggenomen en moeten jullie zoveel mogelijk vasthouden? Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan meer mogelijkheden voor thuiswerken, flexibele werktijden, of vergaderingen effectiever maken.

 

Conclusie

Investeren in je mensen is nu belangrijker dan ooit. Voor veel mensen zal de echte klap juist komen wanneer men weer terugkeert naar de werkvloer.

In dit blog hebben wij je tips gegeven waarom en hoe je nu maximaal moet investeren in je mensen, en hoe je je goed kunt voorbereiden op de Terugkeer fase. 

Hopelijk kunnen jij en je medewerkers  verder met bovenstaande tips. Natuurlijk is elke situatie anders.

Heb jij een specifiek vraagstuk vanuit je rol als leider, sluit dan aan bij ons vragen-uur op dinsdag 12 mei van 12-13 uur en dan beantwoorden wij graag je vragen.

Je kunt je hier aanmelden.

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook
Share on whatsapp
Share on email
Share on print